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协会信息化系统使用规范

为提高协会整体工作效率、规范计算机文档管理与优化协作办公,特制定本管理规范。

一、适用对象

本规范适用于任何有权访问协会信息化系统的所有人或团体,包括但不限于协会全职工作人员、委员会工作人员、裁判员或志愿者、合作伙伴等。

二、名词约定

三、账号体系约定

从2020年8月1日起,协会将为全职人员、各委员、相关工作人员与团队建立相应的用户账号。账号约定如下:

  1. 协会全职人员将每人获得一个用户账号。本账号为全职人员独立使用。
  2. 协会每个委员会将获得一个共用账号,以委员会邮件作为账号名,密码由委员会主任负责保存并在委员会内部共享给相关委员使用。
    1. 比赛活动委员会:cac@kunshanfa.com
    2. 个人会员委员会:imc@kunshanfa.com
    3. 培训评审委员会:tec@kunshanfa.com
    4. 企业会员委员会:cmc@kunshanfa.com
    5. 宣传委员会:pcc@kunshanfa.com
    6. 资源整合委员会:ric@kunshanfa.com
  3. 所有账号用于包括但不限于协会文件系统协会客户关系管理系统等使用。
  4. 为保证系统与数据的安全性,请勿将账号及密码的任何信息透露给无关人员
  5. 为保证账号安全,访问时5次输入密码错误,该账号将被锁定30分钟。
  6. 如忘记密码,请至协会办公室重置密码。

四、文件访问约定

在基于安全的基础上,为进一步提升效率与适应移动办公的需求,协会文件系统已支持远程访问。在不同场景下的访问方法如下:

4.1:协会本地办公场所访问

直接在文件资源管理器中打开网络,找到KsfaNas这台计算机,直接点击打开即可。

4.2:手机端文件访问

本软件用于快速预览相关文件,不支持高级应用。如需要高级应用功能,请使用4.4提供的方法进行只剩。

在手机应用市场安装DS file专用APP,根据下图要求进行配置:

访问地址为 nas.kunshanfa.com

4.3:远程浏览器访问(建议作为临时访问使用)

工作团队在任何具有互联网访问的设备上都可使用浏览器访问文件,请直接在浏览器地址中输入https://nas.kunshanfa.com:5001即可访问。

4.4:高级远程访问(推荐使用)

如您具有移动的笔记本或在家中有办公台式机,建议您使用以下方式进行文件的访问。具体操作如下:

  1. 下载RaiDrive软件,并在你的计算机或移动设备上安装本软件。
  2. 根据以下提示进行配置。
点击Add,并选择NAS

具体信息如下:

  1. 地址:https://nas.kunshanfa.com 端口号:5006
  2. 用户名:youname@kunshanfa.com 密码:输入您的密码

4.4:文件存放路径与名命规则

协会的工作多数是由志愿者推动,志愿者的特殊性导致大量文件需要由非全职的多人访问与修改,所以,您在存放文件至系统中时,必须保证存放路径符合规范与标准文件的名命是可以被理解的。具体规范如下:

  • 文件存放目录以 委员会\年份\项目 进行存放。例:比赛活动委员会\2020\昆山钓鱼公开赛\花桥
  • 文件命名必须能完整的表达文件内容,不应该出现1234,abcd,文档1这样的文件名。我们推荐的文件命名规则例:2019江苏海峡两岸垂钓友谊赛初步方案.docx
  • 文件存放的规范性将作为工作能力考核的一部分列入考核计划。
  • 委员会主任作为该委员会专用文件夹有序规范存放的第一负责人,有责任对委员会工作团队成员进行指导与指正。

五、安全性规范

为了保证协会信息化系统的安全,任何授权访问信息化系统的人员必须严格按以下安全性规范要求进行:

  1. 不将所拥有的协会信息化系统任何账号、密码、访问规则等信息透露给所有无关人员。账号所有者对本账号的安全性负责。
  2. 从不在不安全的设备上访问协会信息化系统。
  3. 除非取得协会授权,任何人不得将协会任何数据透露或分享给无关人员。

六、附则

如遇使用或安全性问题,请第一时间与协会秘书处取得联系。0512-57383220,sec@kunshanfa.com 。

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