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活动照片视频归档手册

我们每次活动现场的照片、视频资料是后期宣传与协会历程的重要素材,科学的对这些内容进行有效规档是各委员会的责任,也将对协会常期发展起到积极作用。通过本手册,了解归档的重要性及具体操作方法。

一、为什么要归档

为充分说明归档的重要性,特用以下案例引出问题:

协会举办一场垂钓进社区活动,有2个委员会共同组织。现场有10多个志愿者在活动现场用手机抓拍照片,现场也专门邀请了第三方拍摄团队进行照片与视频的拍摄。

活动结束后,二个委员会主任需要对本次活动(基于委员会的不同出发点)摄写活动宣传新闻,如个人会员委员会宣传协会会员积极参与活动的新闻,资源整合委员会宣传协会保护鱼水资源方面的新闻。在写新闻时马上会遇到如下问题

  1. 活动现场的照片存放在什么地方?照片全面吗?
  2. 现场志愿者拍摄的照片都在各自的手机里,如何快速最方便的拿到?
  3. 第三方拍摄团队的照片要问第三方要,由于视频文件过大,还必须通过特殊办法才能要到,有没有更方便的方法?能不能让第三方主动给我,不用我自己盯着问他们要?
  4. 在年度工作总结中要调取此次活动的照片,时间长了我还能不能快速的找到?

以上是我们常遇到的困扰我们还影响工作效率的问题,那有无即效率高又方便的办法解决以上问题呢?从2020年协会上线NAS系统后,解决以上问题变得尤为简单。每个活动负责人只需通过如下方法,即可轻松解决。

二、如何进行科学归档

解决思路是让现场的志愿者(包括第三方拍摄者)都主动的将活动照片上传到一个专用目录,活动负责人从这个目录方便挑选优质的照片应用于新闻撰写和总结。具体操作如下:

  1. 活动前在NAS中共用的Pic目录的指定年份下建立一个以日期开头,活动名称为结尾的目录。如2021年3月30号举办的垂钓进社区活动,即在Pic目录的2021年子目录中创建一个3-30垂钓进社区目录。
  2. 在活动当天号召现场志愿者多抓拍优秀照片,并在活动结束后花点时间通过DS File(点击查看安装方法这个手机APP将所拍的照片方便的上传到这个目录中。并让第三方拍摄人员尽快将拍摄的照片与视频也上传到这个目录中。(如第三方人员没有存储的账号,可通知管理员帮助创建)。
  3. 活动组织者在写新闻时,从PIC这个共享目录中挑选需要的照片,把需要的照片复制到委员会指定的活动文件夹中(这是归档最重要的一步),然后对这些照片进行优化处理后用于新闻-(由于Pic文件夹中的文件会定时清除,所以需要使用Pic目录中照片的人需要尽快挑选)。

三、注意事项

  1. 需要上传文件到NAS的人必须有官方账号(以@kunshanfa.com结尾的)。如没有账号,可要求管理员进行开通。
  2. 通过规范化归档,可快速提高各工作团队的效率,并有效的降低重要活动素材丢失的严重后果。
  3. NAS存储上的Pic文件夹对所有访问者都有全部权限,任何人都不得随意删除。如出现误删除,必须第一时间通知管理员进行恢复。恶意删除者将通过操作日志查出后承担责任。

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