我们每次活动现场的照片、视频资料是后期宣传与协会历程的重要素材，科学的对这些内容进行有效规档是各委员会的责任，也将对协会常期发展起到积极作用。通过本手册，了解归档的重要性及具体操作方法。
一、为什么要归档
为充分说明归档的重要性，特用以下案例引出问题：
协会举办一场垂钓进社区活动，有2个委员会共同组织。现场有10多个志愿者在活动现场用手机抓拍照片，现场也专门邀请了第三方拍摄团队进行照片与视频的拍摄。
活动结束后，二个委员会主任需要对本次活动（基于委员会的不同出发点）摄写活动宣传新闻，如个人会员委员会宣传协会会员积极参与活动的新闻，资源整合委员会宣传协会保护鱼水资源方面的新闻。在写新闻时马上会遇到如下问题：
- 活动现场的照片存放在什么地方？照片全面吗？
- 现场志愿者拍摄的照片都在各自的手机里，如何快速最方便的拿到？
- 第三方拍摄团队的照片要问第三方要，由于视频文件过大，还必须通过特殊办法才能要到，有没有更方便的方法？能不能让第三方主动给我，不用我自己盯着问他们要？
- 在年度工作总结中要调取此次活动的照片，时间长了我还能不能快速的找到?
以上是我们常遇到的困扰我们还影响工作效率的问题，那有无即效率高又方便的办法解决以上问题呢？从2020年协会上线NAS系统后，解决以上问题变得尤为简单。每个活动负责人只需通过如下方法，即可轻松解决。
二、如何进行科学归档
解决思路是让现场的志愿者（包括第三方拍摄者）都主动的将活动照片上传到一个专用目录，活动负责人从这个目录方便挑选优质的照片应用于新闻撰写和总结。具体操作如下：
- 活动前在NAS中共用的Pic目录的指定年份下建立一个以日期开头，活动名称为结尾的目录。如2021年3月30号举办的垂钓进社区活动，即在Pic目录的2021年子目录中创建一个3-30垂钓进社区目录。
- 在活动当天号召现场志愿者多抓拍优秀照片，并在活动结束后花点时间通过DS File(点击查看安装方法）这个手机APP将所拍的照片方便的上传到这个目录中。并让第三方拍摄人员尽快将拍摄的照片与视频也上传到这个目录中。（如第三方人员没有存储的账号，可通知管理员帮助创建）。
- 活动组织者在写新闻时，从PIC这个共享目录中挑选需要的照片，把需要的照片复制到委员会指定的活动文件夹中（这是归档最重要的一步），然后对这些照片进行优化处理后用于新闻-（由于Pic文件夹中的文件会定时清除，所以需要使用Pic目录中照片的人需要尽快挑选）。
三、注意事项
- 需要上传文件到NAS的人必须有官方账号（以@kunshanfa.com结尾的)。如没有账号，可要求管理员进行开通。
- 通过规范化归档，可快速提高各工作团队的效率，并有效的降低重要活动素材丢失的严重后果。
- NAS存储上的Pic文件夹对所有访问者都有全部权限，任何人都不得随意删除。如出现误删除，必须第一时间通知管理员进行恢复。恶意删除者将通过操作日志查出后承担责任。
