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昆山市钓鱼协会会议管理制度

第一条:为规范本协会各级各类会议,根据本协会章程特制定本会议管理制度。

第二条:协会常规会议有:会员代表大会、理事会议、会长办公会议、专业委员会负责人会议、专业委员会工作会议、协会年会。

第三条:协会所有会议需要表决部分,原则上全部采用无记名线上现场投票形式进行,现场直接公布表决结果。

第四条:会议要求:

  1. 所有会议必须符合审批程序,会前有计划,会后有总结,努力提高会议效率。
  2. 会议记录由秘书长或指定秘书处成员记录。所有会议必须有相应会议记录,并由秘书处存档备查。
  3. 与会人员必须办理签到手续,会议签到表由秘书处与会议记录一并存档备查。签到表上应注明迟到、请假、无故缺席人姓名,以备对与会成员到会情况进行考核。
  4. 会议通知统一由秘书处通过协会企业微信下发。参加会议的对象接到会议通知后,应准时参加会议,特殊情况不能参加会议,应于会议召开前2天向秘书处请假,由秘书处报告会议主持人。
  5. 无故缺席、请假、迟到、早退情况由会议记录人进行记录,并在会议纪要上予以通报。对一年中未参加过一次会议且不请假,不履行职责的成员,由秘书处向协会相关权利机构提出撤销其职务的建议,经表决通过后免去其相应职务。

第五条:会员代表大会

组织工作:

协会会员代表大会每5年召开一次,由协会秘书处负责组织,并邀请社团登记机关、业务主管部门到会监督指导。

会员代表名额及构成:

  1. 会员代表符合条件:
    1. 具有行业机构代表性;
    2. 加入协会1年以上;
    3. 积极参加协会活动,履行会员义务;
    4. 能够出席会员代表大会,履行代表义务
  2. 会员代表总数不超过100名。
  3. 会员代表的产生程序:
    1. 由协会成立会员代表推选委员会,组织会员代表的推选工作;
    2. 推选委员会由协会秘书处提名组成,人员不超过10人,协会各专业委员会主任为推选委员会委员,秘书长为主任委员;
    3. 推选委员会应与会员、各专业委员会充分沟通,按市场影响力、机构代表性、协会活动参与度、对协会所做贡献相结合的原则,在有效时间内向协会秘书处提交会员代表推选名单;
    4. 协会秘书处将会员代表推选名单提交理事会审议,经理事会审议通过后形成正式会员代表名单。
  4. 会员代表的权利:
    1. 审议会员代表大会各项议案、报告或其他议题;
    2. 参加会员代表大会的各项选举和罢免;
    3. 提出动议;
    4. 提出对协会工作的建议和意见;
    5. 会员代表大会规定的其他权利。
  5. 会员代表的义务:
    1. 遵守协会章程和各项规章制度;
    2. 出席会员代表大会,履行会员代表职权;
    3. 会员代表大会规定的其他义务。
  6. 对有下列行为之一的会员或会员代表,协会可通过诫勉谈话、警告、公开谴责、请求业务主管部门予以行政处罚等方式进行处分;已当选的会员代表取消其代表资格。
    1. 通过不正当方式当选会员代表;
    2. 通过不正当方式妨碍会员代表行使代表权利;
    3. 滥用会员代表权利,为机构或个人谋取不正当利益;
    4. 违反协会规定,泄漏、传播涉密信息;
    5. 违反《章程》规定,影响会员代表大会。

   主要内容:

  1. 制定和修改章程;
  2. 制定和修会费标准;
  3. 制定和修改理事、常务理事、负责人产生办法;
  4. 选举或者罢免理事、监事;
  5. 审议理事会的工作报告和财务报告;
  6. 决定名称变更、终止等重大事宜;

公布制度:

会议前30个工作日由秘书处拟定会议议题,并报业务主管单位和登记管理机关批准。提前10个工作日将会议议题书面通知会员代表。会议中由秘书处做详细会议记录,会后7个工作日内形成会议决议,由会长签字后向协会会所有会员公布,并报业务主管单位和登记管理机关备案。

第六条:理事会议:

组织工作:

由协会会长召集与主持,秘书处负责组织,协会所有理事参加,秘书长列席会议。在有条件的情况下邀请社团登记机关、业务主管部门到会监督指导。原则上每年在年会同一天召开。

主要内容:

  1. 听取协会年度工作计划完成情况及年度财务收支情况汇报;
  2. 讨论研究决定次年全年总体工作计划;
  3. 审议协会理事、副会长、秘书长、委员会主任、会员增补与变更;
  4. 制定或修改除协会章程及会费收取标准外的规章制度;
  5. 研究通过其他重大事项。

临时会议:

遇特殊情况,在得到3位以上理事要求的情况下,可由会长发起临时理事会议,临时理事会议原则上通过线上进行。

公布制度:

会议前7个工作日由秘书处拟定会议议题,并报会长签字确认后通知所有与会理事。会议中由秘书处做详细会议记录,会后3个工作日内形成会议纪要,由会长签字后向所有会员公布。遇重大事项需向上级主管单位报备的,需在7个工作日内完成报备工作。

第六条:会长办公会议

组织工作:

由协会会长召集,秘书处负责组织,协会所有副会长及常务理事参加,秘书长列席会议。原则上每半年召开一次。

主要内容:

  1. 听取协会工作完成情况及重大财务收支情况;
  2. 计划与部署非年度计划内重点工作;
  3. 审议协会专业委员会主任增补与变更;
  4. 研究决定重大事项。

公布制度:

会议前7个工作日由秘书处拟定会议议题,并报会长签字确认后通知所有与会代表。会议中由秘书处做详细会议记录,会后3个工作日内形成会议纪要,由会长签字后向理事会公布。

第七条:专业委员会负责人会议

组织工作:

由协会秘书长召集,秘书处负责组织与主持会议,协会所有专业委员会主任参加,专业委员会委员可列席会议。根据委员会工作推进的实际情况不定期召开。

主要内容:

  1. 听取各专业委员会工作完成情况及财务收支情况;
  2. 审议专业委员会委员的增补与变更;
  3. 决定各专业委员会具体工作的推进与配合机制;
  4. 决定各专业委员会内重大事项。

公布制度:

会议前3个工作日由秘书处拟定会议议题,并通报所有与会代表。会议中由秘书处做详细会议记录,会后2个工作日内形成会议纪要,由秘书长签字后承报协会会长。

第八条:专业委员会工作会议

组织工作:

由专业委员会主任召集与主持会议,各专业委员会委员参加,可邀请相关会员代表列席会议。根据各委员会工作推进的实际情况不定期召开。

主要内容:

  1. 听取专业委员会委员的工作完成情况;
  2. 审议专业委员会内部委员的增补与变更;
  3. 决定委员会内部的工作安排与分工;
  4. 决定专业委员会内部的重大事项。

公布制度:

会议前3个工作日由秘书处配合专业委员会主任拟定会议议题,并通报所有与会代表。会议中由秘书处做详细会议记录,会后2个工作日内形成会议纪要,由委员会主任签字后承报协会秘书长。

第九条:协会年会

组织工作:

由协会秘书长负责会议的各项工作的准备与落实,原则上每年1月18日召开。

与会代表名额及构成:

  1. 主管部门及相关业务部门领导(由会长负责邀请);
  2. 协会理事及会员代表(由个人会员及企业会员委员会负责邀请);
  3. 各区镇文体站负责人(由会长负责邀请);
  4. 协会合作伙伴代表(由资源整合委员会负责邀请);
  5. 相关友好协会负责人(由会长负责邀请);
  6. 受表彰的个人及团体代表(由相关专业委员会主任负责邀请);
  7. 媒体代表(由秘书处负责邀请);

主要内容:

  1. 会长作年度工作报告;
  2. 对年度先进个人与团体进行表彰;
  3. 交流发言环节;
  4. 其他重大事项发布等;
  5. 业务主管部门领导做工作指示。

第十条:附则

  1. 本制度由协会秘书处负责解释。
  2. 本制度由协会2019年第一次理事会议表决通过并开始执行。
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